Welcome ćemo organizirati u zračnoj luci kako bi se sportaši od samog početka osjećali što ugodnije.

SPORTAŠ KOJI JE SAVRŠENO DOČEKAN TOLERIRAT ĆE KASNIJE PROPUSTE U ORGANIZACIJI.

SPORTAŠ KOJI JE LOŠE DOČEKAN KONSTANTNO ĆE ZANOVJETATI I TRAŽIT PROPUSTE!

•     Mažoretkinje na međunarodnom gateu dočekuju sve putnike aviona i lociraju, te izoliraju sportaše:

• vizualno - dva banera prvenstva + info board kod jedne mažoretkinje sa natpisom zemlje koja se dočekuje
• u slučaju da se na ovaj način ne uspostavi kontakt glasom se poziva reprezentacija, sportaš ili VIP osoba
•  ako se i usprkos svega toga ciljana reprezentacija/osoba ne izolira kreće se u traženje iste u međunarodnoj zoni, te se obavještava Welcome koji je jasno označen i educiran za ove slučajeve

na charter avionima pozdravljanje i upućivanje na kontrolu putovnica, asistencija kod prtljage i usmjeravanje prema autobusima

•     eventualna podjela materijala o Zagrebu i Hrvatskoj, suvenira, poklona...
•     osnovna provjera dokumenata (državljanstvo, je li potrebna viza ili ne), te selektiranje onih koji automatski kreću na pregled putovnica od onih kojima je potrebna viza

•     razlozi dugotrajnog postupka za izdavanje viza:

• vrlo slabo poznavanje engleskog jezika
• problem oko ispisivanja imena na latiničnom pismu (poglavito za djecu, supruga/u kod kineskih, japanskih, arapskih i sl. sportaša...)
• velik broj pitanja u upitniku
• nepoznavanje podataka o organizatoru, smještaju, nacionalnoj asocijaciji...
• vrlo loše stanje dokumenata
• nepoznavanje procedure
• odlazak u mjenjačnicu (nepoznavanje valute, loša komunikacija...)

•     postupak od 90 minuta može se svesti na 10 minuta (dokaz: tijekom UEFA kongresa) na slijedeći način:

• ispunjavanje obrasca unaprijed (svi poznati podaci, a što je oko 75% obrasca)
• ispunjavanje uplatnica unaprijed (na ime i prezime konkretne osobe)
• asistencija u ispunjavanju ostatka obrasca (imena djece, supružnika, adrese boravišta, prethodnih viza...)
• paralelno jedna mažoretkinja obavlja postupak prikupljanja i odnošenja dokumenata (putovnice, aplikacije, potvrde saveza...)
• druga mažoretkinja prikuplja iznos 70 EUR po osobi za vizu te odlazi uplatiti takse (po povratku predaje uplatnice policiji, ostatak kuna i kopije potvrda o uplati sportašima)
• predaju se zahtjevi za vize, do kojeg momenta je postupak na mjenjačnici i policiji gotov
• preuzimaju se gotovi dokumenti, te se sportaši usmjeravaju na kontrolu putovnica

•     rješavanje problematičnih situacija:

• nepotpuna dokumentacija
• dvojna državljanstva
• prethodne vize u Hrvatskoj
• gubitak dokumenata (desilo se na Zagreb openu jednoj njemačkoj reprezentativki)
• u slučaju produženja postupka radi problematičnih situacija pratnja sportaša do preuzimanja prtljage i unošenje prtljage u zonu izdavanja viza (u dogovoru sa policijom i službom lost & found)

• svakako inzistirati na posebnom šalteru za sudionike prvenstva gdje isti imaju prioritetan prolaz radi:

• bržeg postupka (policajci koji znaju o kojim se putnicima radi i kojima je poznat postupak)
• lakšeg rješavanja dvojbenih situacija (lakše je upoznati jednog policajca sa potencijalnim problemima nego više njih)
• ljubaznosti (smanjuje se rizik nervoznih ili neprofesionalnih policajaca)
• imagea pri čemu sportaš vidi da ima poseban VIP tretman (dakle ne stoji u redu sa ostalim putnicima)
• mogućnost dodatnog fast passa (još brži prolaz za VIP osobe u našoj liniji ispred ostalih sportaša jer mi reguliramo prolaznost istog)

•     za ovaj pass potrebno je:

• rezervirati krajnji desni šalter
• označiti ga plakatima prvenstva
• uspostaviti prisnu i osobnu komunikaciju sa policajcem koji radi na tom šalteru (suveniri prvenstva, povremeno donošenje kave, pića isl.) te ga zamoliti za maksimalnu ljubaznost i kooperativnost

•       poseban VIP tretman za najviše dužnosnike prvenstva, saveza i ostale VVIP osobe koje označi savez

• označavanje na displeju poimence
• najava na kontroli putovnica VVIP osobe
• prioritetno provođenje (fast pass) kroz kontrolu putovnica
• provođenje u pratnji mažoretkinja do VIP salona ili limuzine

Za najviše dužnosnike prvenstva, saveza i ostale VVIP osobe koje označi savez

• doček na stepenicama zrakoplova
• provođenje u pratnji mažoretkinja do VIP autobusa (12 kožnih fotelji, klima, odvojenost od ostalih putnika)
• provođenje u pratnji mažoretkinja do VIP salona ili limuzine
• mogućnost korištenja VIP salona zračne luke
• kontrola dokumenata dok se VVIP osoba osvježava u VIP salonu, a aerodromske službe pronalaze prtljagu (VVIP osoba samo kasnije provjeri prtljagu u prtljažniku limuzine)

Provođenje do autobusa

•      po kontroli putovnica sportaše i druge osobe provodi se do linija za podizanje prtljage

• usmjeravanje na pravu liniju
• pomoć oko podizanja prtljage (kolica, odvoženje...)
• prikupljanje cijele reprezentacije
• usmjeravanje na carinsku kontrolu

•     prolaz kroz carinsku kontrolu (zelena linija)

• možebitna pomoć oko pregleda prtljage i/ili prijave carinskih obligacija (oružje, lijekovi, oprema...)

•     prolazak kroz glavnu zgradu do izlaza za bus platformu

• označiti izlaz za sudionike prvenstva (iznad izlaza gdje su autobusi i druga vozila tj. druga vrata sa zapada)

•     usmjeravanje na pravi autobus (kombi, automobil) tj. za hotel u koji reprezentacija odlazi

•     pozdravljanje (zaželjeti ugodan boravak u Zagrebu, te sreću na natjecanju)

•     umirivanje sportaša (već mu je daleko lakše kada zna da će se netko pobrinuti za njegovu prtljagu)
•     odvođenje sportaša do lost and found
•     pomoć u ispunjavanju obrasca
•     preuzimanje prtljage na idućem letu (formalnosti sa lost and found i carinom)
•     slanje prtljage do hotela sportaša transportom prvenstva

•     davanje osnovnih informacija na upit sportaša
•     davanje promptnih informacija o hotelu gdje su smješteni (iznenađujuće je koliko ih ne zna ovaj podatak)
•     tražnje informacija u hodu poput informacija o izlasku u Zagreb, promjeni karte za povratne letove...
•     usmjeravanje na Welcome desk (gdje su hostese) za informacije koje se ne mogu rješavati u hodu, te za sve ostale potrebe za koje je potrebna veća asistencija

•     otkazivanje ili promjena leta

• traženje informacije na šalteru kompanije sa kojom je osoba (reprezentacija) trebala letjeti
• javljanje promjene leta u dispečerski centar
• informiranje svih relevantnih službi (prijevoz, smještaj...)

•     rješavanje komunikacije sa zračnim kompanijama u slučaju problema ili promjena

•     rješavanje možebitnih problema transporta (nenajavljeni dolasci, nagle i nenajavljene promjene)

•     rješavanje težih problema (gubitak dokumenata)

•     komunikacija sa dispečerima preko interne veze motorolama kako bi blagovremeno vozila bila na dispoziciji

•     komunikacija sa policijom i zračnom lukom u slučaju većih opterećenja

•     komunikacija sa dispečerom i operativnim centrom u slučaju velikih kašnjenja ili poremećaja dolazaka zrakoplova

Ispraćaj iz Zračne luke

• usmjeravanje na check in šalter, pratnja do kontrole putovnica
• pozdravljanje na gateu
• VIP protokol (doček, prtljaga, VIP salon, VIP loža, protokol na stajanci kod samog zrakoplova)
• rješavanje možebitnih problema sa dokumentima, istekom vize, zrakoplovnim kartama

•     2 samostojeća bannera sa logom prvenstva
•     3 displeja sa logom prvenstva i drškom, te prostorom A4 formata za natpis reprezentacije
•     2 velike naljepnice sa logom prvenstva i natpisom na svjetskim jezicima «samo za sudionike » za šalter koji je rezerviran za kontrolu putovnica sudionika
•     4 manje naljepnice sa logom prvenstva i natpisom na svjetskim jezicima « samo za sudionike » za displej iznad šaltera za kontrolu putovnica
•     3 velike naljepnice sa logom prvenstva (za welcome desk i vrata iznad bus platforme)
•     napis za welcome desk
•     manji baner za welcome desk
•     uz možebitan dogovor sa Zračnom lukom manje naljepnice za autobusnu platformu (kod vrata) sa logom prvenstva i natpisom “Welcome”
•     akreditacije sa logom prvenstva, imenom i zastavama jezika koje mažoretkinje govore (koordinator govori hrvatski, engleski, francuski, njemački, talijanski, slovenski i makedonski)
•     5 motorola za internu vezu koje su kompatibilne sa motorolama dispečera + službeni mobitel za komunikaciju sa operativnim centrom

Potrebno je sa Zračnom lukom Zagreb napraviti sastanak (načelnik policijske postaje ZL Zagreb, g.Čapelj, direktor osiguranja ZL Zagreb i predstavnici službe prijema ZL Zagreb radi VIP salona i VIP busa).

Na tom sastanku dogovaraju se i svi modaliteti angažmana, te obveze Zagrebačkih mažoretkinja.

na sve cijene obračunava se PDV osim za nastupe u inozemstvu